Treasury in crisistijd

Is uw organisatie voorbereid?

Treasury in crisistijd

De coronacrisis heeft eens te meer duidelijk gemaakt hoe onvoorspelbaar de toekomst kan zijn. Ondernemingen die in het begin van dit jaar kerngezond leken, staan nu aan de rand van de afgrond. Businessplannen waarvan de inkt nog maar net droog was, konden na het uitbreken van de crisis direct in de prullenmand. Op dit moment, begin september, lijkt een voorzichtig economisch herstel ingezet. Eenieder realiseert zich echter dat dit herstel nog heel broos is: er is een gerede kans dat het virus weer opleeft, met alle economische en financiële gevolgen van dien.

De diepte en het onverwachte karakter van de coronacrisis en de snelheid waarmee deze zich voltrok, roepen de vraag op of bedrijven en instellingen financieel wel zijn voorbereid. Dat geldt natuurlijk ook voor de treasurer die belast is met het aantrekken van nieuwe financiering, inrichten van het betalingsverkeer, uitzetten van overtollige middelen, en onderhouden van contacten met financiers.

Inrichting treasury in de publieke sector

Hoewel veel publieke sector instellingen geen fulltime treasurer in dienst hebben, dienen zij voor de uitvoering van treasury-activiteiten wel een organisatie in te richten. Dit behelst veel meer dan alleen het aanwijzen van de persoon die deze taken al dan niet parttime uitvoert. Er moet allereerst een treasurybeleid worden vastgesteld, als onderdeel van het overall strategisch en financieel beleid, waarin doelstellingen en randvoorwaarden staan beschreven. Meestal wordt dit treasurybeleid vastgelegd in een treasurystatuut, waarin ook de organisatie van de Treasury wordt beschreven alsmede de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken personen en de wijze waarop aan het bestuur verantwoording wordt afgelegd.

In het treasurystatuut staat verder meestal dat er ieder jaar een treasury-jaarplan moet worden opgesteld. Dit plan, gebaseerd op de meest actuele meerjarenplanning, jaarbegroting en 12-maands liquiditeitsprognose, bepaalt binnen de randvoorwaarden van het treasurybeleid welke acties in het komende jaar dienen plaats te vinden (zoals het aantrekken van nieuwe leningen, renteherzieningen en herfinancieringen van bestaande leningen).

Treasury Activiteiten
Treasury in Crisistijd - Treasury Activiteiten

 

Het opstellen en de uitvoering van dit plan wordt veelal opgedragen aan een treasurycommissie. Afhankelijk van de grootte van de instelling zal of de houder van de financiële portefeuille in de Raad van Bestuur, of het Hoofd Financiën deze commissie voorzitten. Naast deze persoon zullen nog een of meerdere anderen in de commissie plaatsnemen, waaronder in ieder geval de (fulltime of parttime) treasurer. In veel gevallen zal ook een externe deskundige worden gevraagd om aan te schuiven. In normale tijden zal een dergelijke commissie drie- tot viermaal per jaar bijeenkomen om de financiële ontwikkelingen te monitoren, de treasurybeslissingen voor te bereiden en toe te zien op de uitvoering. Maar, hoe gaat dit in crisistijd?

Aanpak in crisistijd

Het helpt enorm als de treasury-organisatie in een publieke sector instelling er al ‘staat’ en functioneert als er een crisis uitbreekt. Als taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn, kan een instelling snel en effectief op de nieuwe situatie inspelen. Een andere aanpak dan in ‘gewone’ tijden is dan wel gewenst. De normale praktijk, waarbij een keer per jaar (vlak voor het nieuwe jaar), een jaarbegroting en liquiditeitsprognose wordt opgesteld en verder wordt volstaan met periodieke monitoring, voldoet niet meer. Traditionele meerjarenplannen, veelal gebaseerd op de aanname van stabiele, trendmatige groei, zijn onbruikbaar. Om de crisis te overleven, zullen ook de gebruikelijke vormen van overleg overboord moeten worden gezet. Om tijdig in te kunnen grijpen, zijn snelheid en flexibiliteit nodig, zowel in overlegvormen als in te nemen maatregelen. Daarbij is de eerste prioriteit het veiligstellen van de kortetermijnliquiditeitspositie, opdat in de crisisperiode steeds aan alle verplichtingen kan worden voldaan.

Treasury in crisistijd

Treasury crisistijden

 

Een aantal praktische tips:

  • Verhoog vergaderfrequentie van de treasurycommissie (zo vaak als nodig);
  • Verkort de horizon van de liquiditeitsplanning: een jaar vooruit plannen is in een crisis onmogelijk, concentreer daarom op de eerste maand of het eerste kwartaal;
  • Plan liquiditeit op week- in plaats van op maandbasis, zodat een meer gedetailleerd inzicht ontstaat in de timing van inkomsten en uitgaven;
  • Voer wekelijks een verschillenanalyse uit tussen prognose en realisatie, zodat onverwachte ontwikkelingen tijdig worden gesignaleerd en de planning onmiddellijk kan worden aangepast;
  • Stel niet-noodzakelijke uitgaven uit, versnel het factureringsproces;
  • Vergroot de liquiditeitsbuffer: maak bijvoorbeeld gebruik van de mogelijkheden om uitstel van belastingen aan te vragen of verzoek de bank om tijdelijk aflossingen op te schorten;
  • ‘Manage expectations’: communiceer regelmatig met interne en externe stakeholders.

Als de korte termijn op orde is, kan de situatie op (middel)lange termijn onder de loep worden genomen. Het maken van een meerjarenbegroting op basis van trendmatige groei volstaat daarbij niet: in een crisis is de onzekerheid groot en daardoor de meerjarenbegroting al gauw achterhaald. Beter is daarom om te werken met een scenarioplanning. In de huidige crisis zou dat bijvoorbeeld een scenario kunnen zijn zonder nieuwe opleving van het coronavirus en een aantal scenario’s met één of meerdere nieuwe uitbraken. Per scenario zullen mogelijke beleidsreacties onderzocht moeten worden en een beslissing moeten worden genomen over de meest geschikte reactie (zie voorbeeld hieronder).

Scenario analyse

Treasury in crisistijd - scenario analyse

Conclusie

De coronacrisis vraagt om een geheel andere treasury-aanpak. De normale treasurycyclus (vaak met monitoring op kwartaalbasis) volstaat niet meer. Een flexibele aanpak met frequenter overleg, in eerste instantie vooral gericht op de korte termijn, is noodzakelijk. Voor de bepaling van het beleid op middellange termijn is het aan te bevelen gebruik te maken van scenarioplanning. Instellingen die hun Treasury op orde hebben, en doelstellingen en verantwoordelijkheden hebben vastgelegd in een treasurystatuut, hebben de beste kans om zich snel aan te kunnen passen aan de nieuwe situatie en een crisis effectief het hoofd te bieden.