RPA voor corporate treasury:

De vraag is niet of, maar wanneer

RPA voor corporate treasury:

De treasury-omgeving wordt steeds complexer, met nieuwe businessmodellen, veranderende regelgeving, toenemende concurrentie en steeds meer focus op real-time informatie. Verandering en onzekerheid zijn het nieuwe normaal geworden.

De pandemie heeft het momentum richting Digital-First-strategieën versneld, omdat bedrijven concurrerend en relevant willen blijven. Waar in veel financiële functies de technologie voor gerobotiseerde procesautomatisering (RPA) de invoeringsfase nadert, lijkt Treasury achter te blijven. Wat zijn de redenen achter deze vertraging in het benutten van RPA? Waarom is de inzet van RPA op treasury-afdelingen van strategisch belang? In dit artikel leggen we uit hoe treasurers RPA het beste kunnen inpassen in het bredere digitale transformatietraject, en waarom RPA een tool is die corporate treasury zal herdefiniëren en versterken.

Volgens de laatste voorspelling van onderzoeks- en adviesbureau Gartner bedroeg de wereldwijde omzet van RPA-software in 2021 bijna USD 2 miljard. Het Amerikaanse onderzoeksbureau Grand View Research schat in dat de omzet van RPA in 2028 kan oplopen tot meer dan 13,5 miljard dollar. Ook het meest recente onderzoek, dat Deloitte SSC en Outsourcing deden, wees uit dat 72% van de ‘high-performing global’ organisaties met een digitale strategie RPA al succesvol hebben geïmplementeerd. Tot slot voorspelde IDC, een van ’s werelds grootste bureaus voor marktonderzoek en IT-intelligence, dat dit jaar (2022) zo’n 45% van de repetitieve taken geautomatiseerd en/of uitgebreid zullen worden door gebruik te maken van ‘digitale medewerkers’, aangedreven door AI, robotica en RPA.

Deze statistieken tonen aan dat het invoeren van RPA in de organisatie mainstream aan het worden is in alle sectoren, met het potentieel om in de komende vijf tot tien jaar een vast onderdeel te worden binnen bijna elke organisatie. Maar waar staat corporate treasury dan in de invoeringscurve? Volgens het 2020-2021 Journeys to Treasury-rapport – een coproductie van BNP Paribas, EACT, PwC en SAP, dat eind 2020 verscheen, gaf 46% van de treasurers al aan RPA te gebruiken of van plan te zijn dit het komende jaar te gaan doen. Ten opzichte van de cijfers op organisatieniveau is het gebrek aan duidelijkheid en begrip van de RPA-technologie en de relevantie ervan voor de treasuryfunctie een van de belangrijkste factoren achter de huidige achterblijvende invoering van RPA door Treasury. Dit kan worden verklaard doordat treasury veel verschillende processen heeft, maar slechts een beperkt aantal gebruikers die deze processen uitvoeren. Het voordeel voor treasury zou daarom eerder liggen in het herkennen van het RPA-potentieel voor handmatige input van grote volumes en in het verrijken van de prestaties van gegevensanalyses, en niet noodzakelijk in het verminderen van het aantal gebruikers, zoals vaak het geval is bij crediteuren- en debiteurenprocessen.

Use cases voor Treasury

Wanneer we het digitale transformatietraject voor treasury bekijken, is het belangrijk om de relevantie te begrijpen van de overvloed aan nieuwe en opkomende technologieën. Hoewel geavanceerde cognitieve technologieën de grootste voordelen voor treasury zullen opleveren door een combinatie van voorspellende en voorschrijvende analyses, is er nog steeds een plaats voor RPA binnen het totale technologie-ecosysteem. RPA biedt de mogelijkheid om de kracht van een ‘digital workforce’ aan te wenden en is bij uitstek geschikt als ondersteuning bij handmatige, intensieve, tijdrovende en repetitieve taken. RPA-technologie stelt werknemers in staat zich te concentreren op taken met een hogere prioriteit en specifieker vereiste vaardigheden.

Zoals op vele andere gebieden kan Treasury ook hier het voortouw nemen, aangezien RPA gedijt in een procesgestuurde omgeving. Daarom willen we ons richten op enkele specifieke use cases die uiteindelijk een aantal van de voordelen zullen laten zien die met RPA kunnen worden bereikt, zoals het verminderen van fouten en verwerkingstijd, en het verhogen van productiviteit.

Nauwkeuriger cashpositiebepaling en -prognoses

Voor organisaties zijn nauwkeurige cashpositionering en cashflowprognoses van cruciaal belang om hun cash en liquiditeit optimaal te beheren en tegelijk financiële risico’s te beperken. Met de pandemie is het belang van real-time cashpositionering en cashflowprognoses exponentieel toegenomen. Het valt echter op dat veel Treasuries worstelen met de handmatige en tijdrovende taken rond het ophalen, samenstellen en formatteren van data uit de verschillende bronnen. Hierdoor blijft er nauwelijks tijd over voor diepgaande analyse. RPA zou Treasury kunnen ondersteunen bij het extraheren en compileren van data uit de verschillende bronnen, zodat het team deze verder kan analyseren.

Cashpositionering en prognose

Het kan voor de cashpositionerings- en cashflowprognoseprocessen een behoorlijk uitdaging zijn om data vanuit verschillende systemen en applicaties te onttrekken. Een RP-bot zou de perfecte medewerker zijn om deze data op te halen en een compleet inzicht te geven van de cash- en liquiditeitsposities van de organisatie.

rpa handmatig
Nu heeft u wellicht een medewerker die de relevante data verzamelt vanuit verschillende systemen en applicaties, deze op basis van bepaalde regels en limieten controleert op samenhang en deze combineert in een rapportage die kan worden gedeeld.
Een bot zou al deze stappen kunnen uitvoeren om 4 uur ’s nachts, dus voor uw werkdag begint, waarmee u er zeker van bent dat de rapportage ‘s ochtends in de mailbox van alle relevante stakeholders ligt om te kunnen inzien voor besluitvorming. Dit scheelt de medewerker natuurlijk een hoop tijd, maar zorgt er ook voor dat altijd de juiste data worden gebruikt; een bot garandeert een hogere kwaliteit van uw rapportages.

Recht-toe-recht-aan uitvoering van valutadeals

Veel corporate treasurers staan onder grote druk om alle valutarisico’s in real-time te identificeren. Treasury lijkt voor het beheer van dit risico eerder reactief dan proactief te zijn. Risicoblootstellingen worden vaak nog handmatig geïdentificeerd en beheerd, wat tot fouten leidt en ook kostbaar kan worden. Voor de transactionele valuta die nodig is om de stromen aan diverse valuta te beheren, kan RPA worden ingezet. Voor het voorspellen van valutaposities op korte termijn kan RPA minder duur en flexibeler zijn dan het bouwen van interfaces. Bovendien kan het worden ingezet voor andere vereiste activiteiten in het valutarisicomanagementproces, zoals validatie van drempels en variantiecontroles, het consolideren van verschillende data of het ophalen van marktgegevens zoals valutakoersen of forward-punten.

Uitvoering van valutadeals

RPA kan worden gebruikt om de transactionele valuta uit te voeren die nodig zijn om multivalutastromen te beheren.

rpa handmatig
Op dit moment laat u iemand wekelijks de liquiditeitspositie checken in het systeem, op basis waarvan u besluit welke acties genomen moeten worden en deze vervolgens uit te voeren.
In plaats hiervan zou een bot in uw applicaties de analyses voor uw liquiditeitsprognoses kunnen doen op basis van een aantal vooraf gedefinieerde regels, waarna u de volgende deals kunt maken. De bot kan de deal dan ook importeren en zo nodig spiegelen.

Versnel uw TMS-implementatie!

RPA kan ook dienen als een snel en efficiënt hulpmiddel bij de implementatie van een nieuw systeem zoals een treasurymanagementssysteem (TMS). Sommige implementatietaken kunnen voor mensen behoorlijk vervelend worden om uit te voeren. In plaats van het handmatig invoeren van masterdata, data transfer-activiteiten of het opzetten van rapporten, kan een bot deze taken overnemen, wat dagen (of in sommige gevallen zelfs weken) implementatietijd bespaart, terwijl het aantal fouten ook afneemt.

Ondanks de aandacht die RPA op organisatieniveau krijgt, lijkt de opvatting van Treasury te zijn dat het niet de data-analyse – waar het grootste voordeel voor treasury ligt – maar vooral automatisering faciliteert. RPA is echter mainstream aan het worden, en zijn waardepropositie is het automatiseren van repetitieve, intensieve taken, zoals handmatige cashpooling, financiële afsluitingen, en dataconsolidatie. Hoewel een deel van de huidige procestraagheid misschien simpelweg te wijten is aan relatieve prioriteiten, is het een fundamentele technologie die een essentieel onderdeel zal vormen van het ‘digital-first’-ecosysteem.

Naarmate de reis naar een digitale treasury meer aan momentum wint, zullen we de samenwerking tussen mens en machine ook anders gaan definiëren. Het gebruiken van RPA binnen treasury-afdelingen zal toenemen omdat het meer automatisering mogelijk maakt, frictie wegneemt en processen versnelt. De vraag is niet óf, maar wanneer Treasury overgaat op RPA.

Bronnen:
Gartner Inc. Press Release, 21 September 2020
Grand View Research Market Analysis Report, April 2021
Deloitte’s 2021 Global Shared Services and Outsourcing Survey Report
IDC IT outlook for 2021
BNP Paribas, EACT, PwC and SAP 2020-2021 Journeys to Treasury report