De treasurymythes rond robotica

Hoe RPA succesvol gebruikt kan worden voor het automatiseren van financiële processen

De treasurymythes rond robotica

Overweegt u een deel van uw personeel te vervangen door robots? Denk daar dan eerst erg goed over na, want procesautomatisering door middel van Robotic Process Automation (RPA) is geen reden om afscheid te nemen van waardevolle arbeidskrachten binnen uw bedrijf. Juist wanneer mens en robot harmonieus samenwerken, worden de voordelen van deze vernieuwende technologie optimaal benut.

Tegenwoordig kunnen we eigenlijk niet meer zonder onze digitale apparatuur. Denk alleen al aan het aantal functionaliteiten dat u momenteel met zich mee draagt. Door apps te gebruiken voor dagelijkse activiteiten, zoals het managen van de agenda, maken we tijd vrij voor onszelf. Dit is ook waar het om gaat bij RPA: het laten uitvoeren van routinetaken door software die interactief met ieder ander systeem, website of applicatie communiceert – precies zoals een mens dat zou doen.

De basisprincipes van RPA

Kort samengevat is RPA een software die het mogelijk maakt routinetaken binnen welk systeem, website of applicatie dan ook automatisch uit te voeren, precies zoals een mens dat ook zou doen. Robots kunnen, doordat zij in staat zijn alle werkzaamheden die binnen een computersysteem worden verricht na te bootsen, heel erg goed repetitieve en op regels gebaseerde taken uitvoeren die vaak als vervelend en oninteressant worden ervaren. Door deze taken over te nemen, kunnen werknemers zich focussen op ‘intelligent’ werk dat meerwaarde oplevert. Aangezien er bij veel bedrijven nog steeds erg veel taken door de treasury-afdeling worden uitgevoerd die erg repetitief zijn, kan RPA deze taken overnemen, zodat de afdeling zich kan concentreren op bezigheden die meer toegevoegde waarde opleveren.

Door een robot te gebruiken voor het verzamelen, consolideren en presenteren van gegevens op een interactief dashboard, kan een bewerking waar een ervaren werknemer 2 uur voor nodig heeft in minder dan 10 minuten worden uitgevoerd.

Het is niet nodig interfaces met andere systemen te creëren bij een RPA implementatie. Zodra de software op uw server is geïnstalleerd, integreert deze rechtstreeks met welke applicatie dan ook. De normale bedrijfsvoering wordt dus niet verstoord door de implementatie en is daarmee kosteneffectief. Over het algemeen geldt: hoe beter de activiteiten en de data gestructureerd zijn, hoe efficiënter het proces door een robot uitgevoerd kan worden. Wat RPA van conventionele automatisering onderscheidt, is dat RPA bij uitstek geschikt is voor processen waarbij een veelvoud van systemen, websites en applicaties betrokken zijn. In tegenstelling tot gewone systeemverbeteringen of interfaces die voor starre oplossingen zorgen, biedt RPA zijn gebruikers de flexibiliteit om procesactiviteiten in elke gewenste vorm uit te voeren.

Automatiseringsvormen, met en zonder toezicht

De meest gebruikelijke automatiseringsvorm wordt RPA zonder toezicht genoemd. Dit betreft het van begin tot eind automatiseren van een proces, zonder dat daar ergens menselijke interventie bij te pas komt. Alle handelingen worden door de RPA-software of de zogenaamde bots uitgevoerd. RPA zonder toezicht wordt meestal toegepast op eenvoudige rechttoe-rechtaan-bewerkingen met een hoog volume. Toezichtloze automatisering is met name geschikt voor treasuryhandelingen als rapportages, maandafsluitingen en factuurverwerking. Wanneer juist geprogrammeerd, zullen bots dergelijke processen telkens weer foutloos uitvoeren – en sneller dan mensen.

Er wordt vaak gedacht dat robotica een hoop werkgelegenheid zal opslokken. Echter, de meeste processen kunnen slechts gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Zo werken robot en mens bij automatisering met toezicht zij aan zij. Bij deze vorm van automatisering gaat het erom onderdelen van een proces te automatiseren, waarbij menselijke interventie slechts nodig is voor het nemen van specifieke besluiten, of voor het verrichten van op de klant toegespitste handelingen. Deze automatisering-op-maat helpt werknemers om een proces sneller en nauwkeuriger af te werken.

In de praktijk wisselen automatisering met en zonder toezicht elkaar vaak af. Bij processen die deels zonder toezicht geautomatiseerd zijn, kan bijvoorbeeld op een gegeven moment goedkeuring van een bedrijfsmedewerker worden vereist. Het goede nieuws is dat er geen sprake is van een of/of-situatie. Immers, wat het bedrijf de meeste waarde en het hoogste investeringsrendement oplevert, is de gemeenschappelijke inspanning van mens en robot.

eZine_RPA_figuur1_NL

Figuur 1: Model met versus model zonder toezicht

RPA in de praktijk

De implementatie van een RPA-oplossing vergt geen hypermodern ingerichte treasury- of finance-afdeling. RPA past namelijk heel goed in een omgeving waar een hoop taken handmatig worden uitgevoerd – zolang er maar sprake is van gestandaardiseerde processen. In het voorbeeld in figuur 2 (Kaspositierapportageproces) wordt het proces voor het opmaken van de wereldwijde kaspositie van een willekeurige Treasury onder de loep genomen. Het opstellen van de geconsolideerde kaspositierapportage is een enorme klus, omdat vanuit diverse lagen binnen de organisatie gegevens moeten worden verzameld. Voor de kaspositierapportage is informatie nodig van de inkomstensystemen, van HR over de salarissen en over investeringen in kapitaalgoederen. Tevens dient informatie uit e-mails van de fiscale en juridische afdelingen te worden meegenomen en wordt balansinformatie vanuit de e-banksystemen, het treasurymanagement- en het ERP-systeem gehaald.

En zelfs dan zijn we er nog niet. Want nadat al deze informatie is vergaard, is er nog steeds iemand nodig om de verschillende rapportages te consolideren en naar het management in het hoofdkantoor te sturen. De volgende dag begint het proces weer van voren af aan…

Door RPA op dit proces toe te passen, zal een robot alle handelingen voor de kaspositierapportage binnen de verschillende informatiesystemen uitvoeren. Tegelijkertijd kunnen bots bepaalde ratio’s en ontwikkelingen in de gegevens in de gaten houden. Zo kunnen controles om fouten op te sporen worden ingebouwd.

Figuur 2 - Voorbeeld Kaspositierapportageproces

Figuur 2 – Voorbeeld Kaspositierapportageproces

De voordelen van RPA

Inmiddels zullen de voornaamste voordelen die ontstaan door robots aan het personeelsteam toe te voegen helder zijn. Robots zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week actief en werken snel en foutloos. Daarbij creëren ze een gegevenslogboek met data over alle activiteiten, terwijl ze op hoge snelheid met een groot aantal applicaties tegelijk communiceren. Deze voordelen zijn overduidelijk en springen onmiddellijk in het oog wanneer we een robot zonder toezicht bewerkingen laten uitvoeren.

Figuur 3 - De voordelen van RPA

Figuur 3 – De voordelen van RPA

In ons voorbeeld over de kaspositie hebben we gezien dat bij het opstellen van een geconsolideerde kaspositierapportage wel 40 beeldschermen, 14 applicaties, 472 muisklikken en een aantal controles worden doorlopen, vaak met de hete adem van het hoofdkantoor in de nek, wachtend op inzicht in de kaspositie. Door een robot te gebruiken voor het inzamelen en analyseren van gegevens en die te presenteren op een interactief dashboard, kan een bewerking waar een ervaren personeelslid 2 uur voor nodig heeft, binnen 10 minuten worden uitgevoerd. Door dit dagelijkse proces bij meerdere dochterorganisaties te automatiseren, wordt de werkdruk verlaagd waardoor de focus kan uitgaan naar meer waardevolle activiteiten..

Toepassingen van RPA binnen treasuryprocessen

RPA is geknipt voor repetitieve en gestandaardiseerde processen, zoals we die tegenkomen op financiële afdelingen. Het is gebruikelijk om RPA te testen eerst toe te passen op bijvoorbeeld de inkoop- en orderafhandelingen, of zelfs op accountingprocessen. Maar ook Treasury kan het voortouw nemen op het gebied van procesautomatisering. We geven een aantal voorbeelden waar de voornaamste kansen liggen voor Treasury op het gebied van RPA:

  • Voorspellingen van kasposities en kasstromen – door gegevens te verzamelen uit verschillende systemen en applicaties, de consistentie daarvan aan de hand van limieten te checken, en ter controle of ten behoeve van het besluitvormingsproces rapportages op te stellen en te delen met belanghebbenden.
  • Betalingsprocessen en bankrekeningoverzichten – daar waar bestanden nog steeds moeten worden geüpload en gedownload bij elektronisch bankieren of papierwerk moet worden verwerkt. Bots nemen dit werk uit handen en hebben het vermogen om gescande documenten te ‘lezen’. Daarnaast gedragen ze zich vertrouwelijk en zijn handelingen digitaal traceerbaar bij inspectie, wat bij handmatige betalingsafhandeling niet het geval is.
  • Supply chain-financieringsprocessen – alle activiteiten rondom managementrapportages. Het bijeenbrengen en verwerken van benodigde bestanden voor financieringspartners en het verzenden van (verzamel)facturen en documentatie.
  • Trade finance-processen – het opstellen en verzamelen van bestanden/sjablonen zoals aankooporders, facturen en formulieren die door naar banken doorgestuurd moeten worden.
  • Rapportages (KPI’s en kerncijfers) – door gegevens uit verschillende systemen te verzamelen, waarmee automatisch rapporten en dashboards worden gecreëerd.
  • Controle op maandelijks terugkerende activiteiten – het regelen van maandafsluitingen of het checken van de boekhouding op , consistentie, beleid en structuur. Het toetsen van financiële convenanten en limieten van overeenkomsten met tegenpartijen (waarschuwen voordat er contractbreuk optreedt) door uit verschillende systemen gegevens te verzamelen en door melding te maken van overschrijdingen van afgesproken ratio’s en limietoverschrijdingen.
  • RPA op projectbasis (IFRS 16-migratie) – bijvoorbeeld het deels automatiseren van een door regelgeving gedreven project, waarbij grote hoeveelheden gegevens geëvalueerd en gecontroleerd dienen te worden.

Uitgangspunten voor een succesvolle implementatie van RPA

Verwacht niet dat uw bedrijfsprocessen simpelweg door bots worden overgenomen en alle problemen met verouderde systemen op magische wijze worden opgelost. Het gebruik van bots zal de werkdruk voor personeel verlagen, maar het is niet aan te raden om bots oude, inefficiënte processen te laten uitvoeren. Hoe meer gestructureerd een proces en de gegevens zijn, des te sneller en kosteneffectiever digitale arbeid kan worden toegepast. Hoe minder gestructureerd het proces en de gegevens zijn, des te duurder en tijdrovender het wordt om digitale arbeid te implementeren. Dus alvorens met RPA in zee te gaan is het verstandig om eerst vast te stellen of de processen en de daarmee gerelateerde IT geschikt zijn voor automatisering. Door een weloverwogen bedrijfscasus met een positief rendement te creëren, beschikt u over een maatstaf die in iedere projectfase houvast biedt.

Tevens is het van wezenlijk belang de juiste leveranciers te selecteren voor een project. Op de markt voor RPA wordt een scala aan oplossingen aangeboden door diverse gevestigde ontwikkelaars en door technologische startups. Ons advies is om zorgvuldig te kiezen voor de oplossing en leverancier die het best aansluiten op uw bedrijfsvoering.
Belangrijke overwegingen bij de start van een RPA-implementatie:

  • Creëer een afgebakend project waarin de voordelen van een RPA-implementatie duidelijk naar voren komen;
  • Betrek de IT-afdeling nauw bij het gehele project want er is interactie tussen de RPA-software en al uw bedrijfssystemen;
  • Initieer verandermanagement en breng uw organisatie op de hoogte van het traject, zodat de nieuwe werkwijze met robots door uw organisatie wordt omarmd in plaats van afgestoten;
  • Werk samen met experts bij het herzien van inefficiënte procesontwerpen alvorens tot automatisering over te gaan;
  • Bouw, zodra robots met de dagelijkse werkzaamheden zijn geïntegreerd, intern kennis op waardoor kleine problemen kunnen worden aangepakt en het RPA-potentieel verder kan worden geëxploiteerd.

Van procesoptimalisering naar procesautomatisering

Wat voor sommigen nog toekomstmuziek lijkt, is voor anderen al realiteit. Dat het alleen de moeite waard is om RPA bij grote ondernemingen te implementeren is een misvatting. Tegenwoordig is het implementeren van RPA ook al lucratief voor middelgrote bedrijven. Ongeacht de grote en complexiteit van uw organisatie, adviseren wij om eerst het laaghangende fruit te plukken. Door van start te gaan met enkele simpele processen waarmee zal al gauw een positief investeringsrendement gehaald. Vervolgens voortbouwen op de opgedane ervaring zal zorgen voor een sneeuwbaleffect binnen de organisatie en na verloop van tijd tot steeds verder geavanceerde automatiseringsprojecten leiden. Robotica is geen hype maar realiteit. Is uw Treasury er klaar voor?