Te veel tijd kwijt aan dagelijkse liquiditeitsprognoses?

Te veel tijd kwijt aan dagelijkse liquiditeitsprognoses?

Kost het u iedere dag meer dan 30 minuten om de wereldwijde dagelijkse liquiditeitsprognoses te updaten? Dan is het tijd om uw tools en proces grondig onder de loep nemen. Wie nog steeds prognoses op basis van Excel-sheets maakt, moet echt eens aan aanpassing van de gehele workflow voor de liquiditeitsprognose gaan denken.

Het maken van liquiditeitsprognoses vormt een kernproces binnen de treasury: dit werd door treasurers als topprioriteit voor 2016 genoemd1. De meeste afdelingen hebben echter de middelen en de focus niet om optimaal gebruik te maken van de voordelen die liquiditeitsprognoses bieden. Best-in-class treasury-afdelingen passen bij hun liquiditeitsprognose drie eenvoudige principes toe:

  1. Maak de prognose niet te gedetailleerd
  2. Automatiseer het grootste deel van het proces
  3. Leg de verantwoordelijkheid lokaal

Houd het simpel

De liquiditeitsprognose hoeft niet perfect te zijn. Idealiter moet deze alleen aangeven met welke acties rekening gehouden moet worden. Er zijn te veel organisaties die zeer gedetailleerde liquiditeitsprognoses met posten tot op transactieniveau opstellen omdat zij naar volledige transparantie streven. De inspanning die nodig is om dergelijke specifieke gegevens aan te leveren, weegt echter niet op tegen de voordelen van die extra informatie. Naar onze overtuiging zou een liquiditeitsprognose niet meer dan 15 regels mogen tellen. De prognose dient wel specifieke bedrijfseigen activiteiten te noemen, zoals de premieontvangst bij verzekeringsmaatschappijen, maar minder relevante activiteiten kunnen samengevoegd worden. Een liquiditeitsprognose moet bijvoorbeeld geen grote afzonderlijke boekingen weergeven die iedere zoveel maanden bij een bepaalde werkmaatschappij terugkeren.

Het is verleidelijk om meer informatie op te nemen. Zou dat immers niet de besluitvorming ten goede komen? Maar het kost veel tijd om die informatie te achterhalen met als gevolg dat de treasury minder tijd heeft om de trends en schattingsvariantie te analyseren. Vaak verlangt het senior management echter dergelijke details. Hier dient de technologie een balans tussen analyses op concernniveau en gedetailleerde inzichten te vinden.

Automatisering

Wie in de workflow rond de kasstroomprognoses nog met Excel-sheets werkt, zal nimmer aan de best practices kunnen voldoen. Het unieke probleem bij Excel is dat dit pakket te veel kan: gebruikers kunnen het naar hun hand zetten met behulp van handmatige aanpassingen of complexe macro’s. Hiervoor gelden echter wel strikte formatteringsregels. Bij een Treasury Management Systeem (TMS) of een gespecialiseerde Cash Forecasting Solution (CFS) is het prognoseproces grotendeels geautomatiseerd: van de aanvoer van gegevens tot en met de variantie-analyse. Om de workflow te kunnen automatiseren, moeten organisaties een intelligent prognoseproces in het systeem inbouwen. Daarvoor is een gestructureerde, holistische aanpak nodig.

Nogmaals benadrukken we dat vereenvoudiging de eerste stap vormt om de liquiditeitsprognose te kunnen automatiseren. Zorg dat u de functionaliteit van uw tool goed begrijpt en dat uw team daarbinnen blijft opereren. Werk met business units samen om de posten te vinden die zij het belangrijkst vinden. Bespreek ook de activiteiten die voor het senior management van belang zijn. Zorg ervoor dat de gekozen tool 95% van de prognoseactiviteit dekt. Dat kan betekenen dat andere workflows aangepast moeten worden. Zet de workflow van tevoren op papier om er zo snel mogelijk achter te komen waar processen aangepast moeten worden. Besef echter wel dat deze workflow-schets gedurende het project nog aangepast zal worden.

Betere prognoses

Lokale gebruikers moeten zoveel mogelijk informatie direct in de tool invoeren, dan biedt automatisering de meeste voordelen. Business units geven vaak aan dat zij de definitieve transactiebedragen pas op het laatste moment weten. Onderken dit en aanvaard dat u met prognoses werkt. Moedig de business units echter wel aan om hun prognoses te blijven actualiseren. Zo zal de TMS- of CFS-tool over alle gegevens beschikken die ten behoeve van de gecentraliseerde prognoses automatisch op regio of mondiaal niveau opgeleverd kunnen worden.

Terwijl de groeps-treasury minder tijd nodig heeft om de informatie bij de business units te achterhalen, leiden accuratere gegevens ook nog eens tot betere prognoses. Voorts kan de tool ingezet worden om de variantie tussen de verwachte en de feitelijke bedragen te berekenen. In de toekomst zal een best practice-proces slechts enkele ad hoc-posten extra verlangen. Meer handmatige interventie zal dan niet nodig zijn.

Verantwoordelijkheid

Na eenvoud heeft de treasury als volgende prioriteit om in het gehele prognoseproces rekenschap te laten afleggen. Stel een wekelijkse deadline vast voor de lokale treasuryafdelingen die met de tool werken, ook al zijn de aanpassingen maar klein. Zorg ervoor dat de tool automatisch berichten uitstuurt als de verantwoordelijken niet op tijd informatie hebben ingevoerd en ga na waarom bepaalde business units herhaaldelijk hun deadline missen. Stel voor iedere post de beoogde variantie vast en ga na waarom deze wel of niet gehaald is. Koppel ook terug wat de uitkomsten op lokaal en regionaal niveau voor gevolgen hebben.

Houd tot slot de organisatie verantwoordelijk. Leg goed uit wat het belang is van liquiditeitsprognoses. Geef aan wat die voor voordelen bieden: niet alleen voor het hoger management, maar ook voor de business units. Zo betrekt u hen hierbij. En laat u niet afschepen met geklaag over slecht werkende tools: inmiddels bestaan er ook systemen voor het mkb en iedere tool kan een goed opgestelde liquiditeitsprognose aan.

De voordelen

Een goede liquiditeitsprognose draagt direct bij aan verbetering van de financiële positie en de strategische planning van een organisatie. Des te minder tijd treasuryafdelingen hoeven te steken in het opstellen van de prognose, des te meer tijd hebben ze om de prognoses te analyseren en hierop voor te sorteren. Een goede trendanalyse laat zien in welke mate de activiteiten op de concernstrategie aansluiten en in welke mate aanpassingen nodig zijn. Als een prognose voortdurend wordt geactualiseerd, is er minder tijd nodig om op veranderingen in de verwachte bedrijvigheid te reageren.

Al deze voordelen werken ook op business unit-niveau door in de vorm van een accuratere concernsturing, een betere besluitvorming en een proactief management. Dit is echter allemaal alleen mogelijk als de treasury-afdeling de tijd en de middelen krijgt om een gestructureerd liquiditeitsprognoseproces op te zetten.

1) Zo bleek op het webinar ‘10th Annual State of the Treasury Profession’ dat Treasury Strategies op 26 januari 2016 hield.