De kunst van het implementeren

Als een organisatie kiest voor een nieuw treasury management systeem, dan kan de software niet zonder meer geïnstalleerd en in gebruik genomen worden. De software moet afgestemd worden op de processen en het bestaande IT-landschap van de organisatie, het systeem moet getest worden, er moet documentatie komen en er moeten mensen getraind worden.

Dit is bij uitstek het terrein van Zanders. Zanders beschikt over diepgaande kennis op het gebied van treasury en risk management.

“Elke implementatie vraagt om uiterst professioneel projectmanagement.”

Daarnaast heeft Zanders veel specifieke expertise op het gebied van treasury en risk management systemen van leveranciers waar Zanders vaak hecht mee samenwerkt. Deze combinatie van ervaring, inhoudelijke kennis en systeemexpertise biedt een unieke basis voor het succesvol selecteren en implementeren van treasury en risk management systemen.

Eigen methode

Laura Koekkoek werkt al ruim 12,5 jaar voor Zanders en is een van de meest ervaren projectmanagers. Ze was verantwoordelijk voor talloze kleine en een behoorlijk aantal grote implementaties van met name SAP Treasury bij organisaties als DSM, Heineken, Nuon, AkzoNobel en ING Investment Management.

Koekkoek vertelt dat een implementatie altijd volgens een vast stramien verloopt. “Er zijn allerlei manieren om projecten te managen en software te implementeren. Softwareleverancier SAP hanteert bijvoorbeeld al jaren de eigen standaardmethode AcceleratedSAP (ASAP). Een andere veel gebruikte aanpak voor het managen van projecten is PRINCE2.

“Door het project in stukjes op te splitsen, maken we het behapbaar en zorgen we voor overzicht.”

Wij hebben onze eigen methode ontwikkeld op basis van PRINCE2 en ASAP, aangevuld met een aantal eigen zaken. Het resultaat is een praktische, toepasbare en flexibele aanpak waarbij we veel van onze ervaring op het gebied van treasury - zogenaamde ‘Best Practices’ - gebruiken die het proces nog verder versnellen.”

Heldere scope

Elk project - groot of klein - doorloopt zeven fases: projectvoorbereiding, blauwdruk, realisatie, acceptatietest, voorbereidingen voor go live, go live en nazorg. Koekkoek: “Dit stramien vormt altijd ons vertrekpunt. Het kan natuurlijk wel voorkomen dat we bij kleinere projecten bepaalde fases samenvoegen.”

De projectvoorbereiding is misschien wel de meest cruciale fase van de hele implementatie. Tijdens die fase wordt onder meer de scope vastgesteld; er worden heldere afspraken gemaakt over alles wat wel en niet binnen het project valt. “Dat gebeurt op basis van uitgebreide gesprekken met de klant,” vertelt Koekkoek.

“Als je aan het begin van het project voor een duidelijke scope zorgt, voorkom je in de toekomst veel problemen.” Tijdens de design- of blauwdrukfase maken de consultants een gedetailleerd ontwerp van de nieuwe oplossing. Die fase start met een kick-off waar alle betrokkenen bij aanwezig zijn.

“Na die bijeenkomst weet iedereen wat we gaan doen en wat de planning is. Je creëert bovendien een gezamenlijk gevoel.” Na de kick-off wordt het team in subteams opgesplitst. Elk team gaat de processen inventariseren en de wensen van de klant nauwkeurig vastleggen.

“Als projectleider houd ik overzicht en fungeer ik als vraagbaak”, vertelt Koekkoek. Vervolgens vertalen de consultants hun bevindingen in zogenaamde blauwdrukken die elk een deel van de nieuwe oplossing beschrijven. “Door het project in stukjes op te splitsen, maken we het behapbaar en zorgen we voor overzicht,” vertelt Koekkoek.

“Als je één grote blauwdruk van het nieuwe systeem zou maken, ziet degene die het ontwerp moet beoordelen door de bomen het bos niet meer.” Waar mogelijk zoekt Zanders naar manieren om de aanpak verder te verbeteren. “Zo hebben we een variant ontwikkeld waarbij we het systeem niet in functionele partjes opdelen, maar juist naar de processen kijken en voor elk proces een aparte blauwdruk maken.” Wanneer alle blauwdrukken geaccepteerd zijn door de klant, start de configuratiefase.

Tijdens de configuratiefase wordt de software opgebouwd en ingeregeld volgens de oorspronkelijke ‘tekeningen’. Het systeem wordt op veilige afstand van het productieve bedrijfssysteem opgetuigd, veelal op een aparte server. Deze fase wordt afgesloten met uitvoerige tests.

Tijdens deze tests worden alle denkbare scenario’s op het nieuwe systeem losgelaten. De key users tekenen de werkende software af (acceptatietestfase). Wanneer dan alle seinen op groen staan, wordt het nieuwe systeem overgeheveld van de testserver naar het productieve systeem en wordt alles in gereedheid gebracht voor de lancering van de software (go-live preparation). Tijdens deze fase worden mensen bovendien opgeleid om met de software te kunnen werken.

Go-live

De daadwerkelijke go-live is het moment waarop de software live gaat, échte data bevat en toegankelijk wordt voor gebruikers.

In principe is de implementatie dan afgerond. “We blijven dan nog een paar weken aanwezig, meestal inclusief een maandeinde proces, om de laatste plooien glad te strijken en onze kennis over te dragen.” Laura Koekkoek heeft nog altijd lol in haar projecten.

“Elke implementatie is anders. Ik leer bij elke implementatie nog steeds iets nieuws. Daarnaast is mijn rol in elke fase van het proces anders. Bij de start van het project is het vooral zaak om heel scherp te krijgen wat de klant precies nodig heeft en daar het juiste advies in te geven. Later verschuift de nadruk meer naar projectmanagement. En tegen het eind van het project fungeren de consultants ook als trainer.”

Wat zijn voor Koekkoek belangrijke aspecten van projectmanagement? “Communicatie en eerlijkheid,” antwoordt ze. “Het is heel belangrijk dat iedereen met elkaar blijft praten, ook wanneer het verkeerd dreigt te gaan.

Slecht nieuws moet je ook durven communiceren.” Een ander belangrijk punt is een strakke maar reële planning. “Wij weten inmiddels heel goed hoeveel tijd er ongeveer nodig is voor een implementatie. Dat is het voordeel van al die jaren met de voeten in de klei staan.”