Ivo Kok, corporate treasurer van Alliander en Bart Mol, senior consultant van Zanders. Kok: “De mensen van Zanders voelen als collega’s. Ze hebben bijgedragen aan de spirit in ons treasury team.”
Zanders ondersteunt treasury Alliander
Een nieuw treasury systeem
Energiebedrijven moeten op grond van de Nederlandse Splitsingswet hun netwerk en commerciële activiteiten scheiden. Dat heeft behoorlijk wat impact. Uit het niets ontstaat er immers een compleet nieuw bedrijf waar systemen, afdelingen en processen voor ingericht moeten worden.
Zanders ondersteunde de gloednieuwe treasury afdeling van netwerkbeheerder Alliander – voorheen onderdeel van NUON – bij het inrichten van hun nieuwe treasury systeem.
Met in totaal ruim vijfduizend medewerkers verzorgt Alliander de distributie van energie in een groot deel van Nederland. De nieuwe organisatie is het resultaat van de splitsing van Nuongroep in de brede netwerkbeheerder Alliander en het productie- en leveringsbedrijf Nuon. Organisatorisch werd deze splitsing op 1 juli 2008 van kracht. Het is de bedoeling dat deze splitsing per 1 juli 2009 ook juridisch een feit is.
“Alliander heeft behoefte aan verschillende treasury functionaliteiten.”
Alliander kreeg een nieuwe treasury afdeling. De bestaande afdeling werd ondergebracht bij het afgesplitste nv Nuon Energy. Alliander stond voor de uitdaging om deze nieuwe afdeling in recordtempo up-and-running te krijgen. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De treasury van Alliander diende immers eerst ontvlecht te worden uit de systemen en processen van het ‘oude’ Nuon.
Daarna moest binnen het nieuwe ERP-systeem van Alliander (SAP ERP 6.0) een nieuw treasury platform ingericht worden middels de implementatie van SAP Treasury. En natuurlijk moesten er nieuwe mensen gevonden en opgeleid worden.
Parallel aan dit proces diende de splitsing van Nuon verder voorbereid te worden en moest er een nieuwe kredietfaciliteit,credit rating en financiering voor Alliander worden verkregen. Terwijl de voorbereidingen in volle gang waren, diende Economische Zaken nog in te stemmen met de splitsing. Dat traject liep van oktober 2008 tot begin april van dit jaar.
Transitie
Corporate Treasurer Ivo Kok staat vanaf juli 2008 bij Alliander aan het hoofd van de nieuwe afdeling treasury. Hij bevond zich in het oog van de storm. “We waren met heel wat dingen bezig”, zegt Kok met gevoel voor understatement. “Daarom hebben we al snel gevraagd of Zanders ons wilde ondersteunen bij de inrichting van SAP Treasury.”
“Uiteindelijk heeft Zanders beduidend meer geleverd dan gevraagd.”
Zanders voerde de afgelopen tien jaar een groot aantal opdrachten uit voor Nuon en haar rechtsvoorgangers. Dat varieerde van het leveren van algemeen treasury advies en interim ondersteuning tot onderzoek naar de relatie tussen Value Drivers en aandeelhouderswaarde en de implementatie van SAP Treasury. “Normaal zou je zo’n project altijd in kleinere stukken opdelen”, stelt Kok. “Maar Zanders kent het bedrijf, ze kennen de mensen en ze begrijpen onze processen. Daarom durfden we het hele SAP-Treasury project met een gerust hart bij ze neer te leggen.”
Gezien de forse transitie die het bedrijf doormaakte, had Kok weinig tijd om bovenop de inrichting van het nieuwe systeem te zitten. “De mensen van Zanders zagen wel dat ik niet alle aandacht voor ze had. Op cruciale beslismomenten is goed afgestemd en is de verantwoordelijkheid goed opgepakt door Zanders. Uiteindelijk heeft Zanders beduidend meer geleverd dan gevraagd.”
Consultant Bart Mol begon met het ontwikkelen van een uitgebreide blueprint, een blauwdruk van het in te richten treasury systeem. “Ivo wilde in het nieuwe systeem eigenlijk alles kunnen doen wat in het oude systeem ook kon. En wat kon, moest beter.” Alliander heeft behoefte aan verschillende treasury functionaliteiten die kunnen worden ondersteund door SAP Treasury. Zo heeft Alliander het treasury platform onder andere nodig voor het managen van renterisico en financieringen.
Kok: “Er staat zes miljard op onze balans. De helft daarvan is gefinancierd met vreemd vermogen. De rentegevoeligheid die dat met zich meebrengt, willen we zo goed mogelijk kunnen beheersen. Deze rentecomponent maakt immers een belangrijk deel uit van onze winst- en verliesrekening. Daarnaast moet je voor de korte termijn natuurlijk zorgen dat je cash management op orde is.”
Het nieuwe SAP Treasury maakt deel uit van het bedrijfsbrede SAP-systeem van Alliander en integreert nu naadloos met andere processen. Dat heeft als voordeel dat er geen ingewikkelde interfaces nodig zijn om het systeem met andere applicaties, systemen en bronnen te laten praten. Kok: “Dat scheelt veel onderhoud en IT-kosten. Bovendien wordt het voor onze accountant veel eenvoudiger om alles te controleren.”
Minimale kans op fouten
Nadat de blueprint akkoord was, volgde de inrichting en configuratie van het systeem door consultants van Zanders. Het inrichten duurde ongeveer van juli tot november 2008. Daarna volgde de testfase en, na het gladstrijken van de laatste plooien, de go-live in februari 2009. Parallel aan de inrichting van het treasury platform, trainde Zanders de nieuwe treasury mede werkers in ‘best practice treasury’ en SAP processen.
Corporate Treasurer Ivo Kok blijft nuchter over het nieuwe gereedschap dat hij nu tot zijn beschikking heeft. “Het gaat er in de eerste plaats om dat we nu een tool hebben waarin de vastlegging en verwerking van transacties met een minimale kans op fouten plaats kan vinden. Verder hebben we onze administratieve organisatie – front, mid en back office – gespiegeld in het systeem. Daardoor is de AO/IC – de combinatie van administratieve processen (AO) en interne controles (IC) – nu in één keer gewaarborgd. Dat is voor mij heel belangrijk. Het gaat om bedragen waar je geen enkel risico mee wilt lopen.”
Het systeem is nog niet lang genoeg in de lucht om er een definitief oordeel over te kunnen vellen. Maar Kok is vooralsnog tevreden. “Als alles naar behoren werkt, zal ons reporting niveau behoorlijk stijgen”, zegt Kok. “Daarnaast verwacht ik dat een aantal functies die we nu nog maar weinig inzetten in de toekomst meer gebruikt zullen worden. Dit betreft bijvoorbeeld het inzetten van scenario analyse voor het uitvoeren van risk management. Een swap inleggen en beoordelen welke effecten dit heeft bij gewijzigde marktomstandigheden. Verder zullen we ook meer gebruik gaan maken van de andere analyse- en rapportagemogelijkheden die SAP biedt.”
Consultant Bart Mol kijkt met veel plezier terug op het project. “Het is altijd leuk als je samen met een nieuwe groep mensen aan zo’n klus kunt beginnen. Op de afdeling hing een prima sfeer en de samenwerking verliep soepel. Daarnaast was de dynamiek van dit project heel bijzonder. We hebben de hele implementatie in pakweg driekwart jaar af kunnen ronden. Dat zie je niet vaak bij projecten van deze omvang.”
Kok beaamt dat graag. “De hands-on mentaliteit van Zanders bevalt me. Ze zijn professioneel, gedegen en kunnen de klus klaren. De mensen van Zanders voelen als collega’s. Ze hebben bijgedragen aan de spirit in ons treasury team.”
