Agentschap van de Generale Thesaurie
Nét even wat verder voor de nationale schatkistbewaarder
De overheid zoekt naar manieren om efficiënter, kosteneffectiever en transparanter te werken. Dat geldt ook voor het Agentschap van de Generale Thesaurie. Zanders hielp de nationale schatkistbewaarder bij het optimaliseren van de processen voor schatkistbankieren en het verbeteren van kasramingen. Daarvoor ging Zanders nét even wat verder dan gevraagd.
Het Agentschap van de Generale Thesaurie maakt onderdeel uit van het ministerie van Financiën en zorgt voor de solide en efficiënte financiering van de staatsschuld. Het Agentschap is schatkistbewaarder – treasurer – van het Rijk. Daarnaast vertegenwoordigt het Agentschap de minister bij het afsluiten van transacties op de financiële markten. In de huidige vorm bestaat het Agentschap sinds 1 januari 2009, en is het resultaat van het samengaan van de afdeling Centraal Kasbeleid (CKB) van het ministerie van Financiën en het Agentschap van het ministerie van Financiën.
Processen onder de loep
Het ministerie van Financiën moet de nodige slagen maken met betrekking tot efficiënter werken en intensiever samenwerken om te voldoen aan de opgelegde financiële en personele taakstellingen. Ook wil de organisatie klaar zijn voor de toekomst, mocht het schatkistbankieren een nog grotere toeloop krijgen. Daarom besloot het Agentschap van de Generale Thesaurie eind 2010, twee jaar na de fusie, de processen rondom schatkistbankieren grondig onder de loep te nemen. Senior Dealer Steef Akerboom leidt het optimalisatieproject. Hij heeft geen directe betrokkenheid bij schatkistbankieren en kan als relatieve outsider met een frisse en objectieve blik naar de uitdagingen kijken, zonder geremd te worden door zijn eigen voorkeuren of geschiedenis. “De hele overheid moet efficiënter werken”, vertelt hij. “We wilden onderzoeken hoe we het doen. Hoe draait schatkistbankieren als geheel nu we twee jaar verder zijn? Hebben we de afgelopen twee jaar voldoende synergievoordelen behaald? En hoe kunnen we de organisatie voorbereiden op groei? Kunnen we meer doen en betere kwaliteit leveren met dezelfde mensen? Moeten we meer automatiseren? Beter integreren? Wie doet wat? Zijn onze procedures goed beschreven? We hadden behoefte aan een snel onderzoek, een onafhankelijke blik, een compleet verhaal én een aantal verbetervoorstellen die we makkelijk zelf op kunnen pakken.” Het Agentschap wilde het onderzoek door een extern bureau laten ondersteunen en koos na een zorgvuldige aanbestedingsprocedure voor Zanders. “Zanders heeft veel ervaring op het snijvlak van treasury en de publieke sector en blonk uit in haar heldere en praktische aanpak”, zegt Sr. Beleidsmedewerker Rutger Kramer.
“Zanders beperkt zich niet tot een papieren advies alleen, maar durft ook in de modder te gaan staan.”
Beleidsvoering en procesvoering
Het team dat bestond uit Zanders consultants Koen Reijnders, Charles Zondag, Hendrik Pons en Zanders partner Sander van Tol, bracht heel wat uren door in Den Haag. “Het Agentschap is duidelijk een fusie-organisatie”, vertelt Zondag. “Ze nemen niet altijd de meest efficiënte weg. Iedereen wil zijn of haar expertise het best tot uitdrukking laten komen. Soms leidt dat tot suboptimale oplossingen. Wat dat betreft kwam dit onderzoek op tijd.” Zanders beperkte zich niet tot het beantwoorden van de efficiency-vraag, maar ging (veel) verder. “We spraken zo veel mogelijk betrokken partijen”, vertelt consultant Koen Reijnders. “Ook met mensen van afdelingen die wat ‘verderop’ zitten. Processen lopen immers verder dan schatkistbankieren alleen en moeten wel blijven aansluiten. We wilden zorgen dat de organisatie klaar is voor de toekomst én klaar is voor groei. Dat betekende ook dat we hier en daar wat aan de boom moesten schudden.” Het Agentschap gaf Zanders hier voldoende ruimte voor. Zondag: “Juist het feit dat onze directe opdrachtgever niet direct betrokken was bij de processen waar het over ging, maakte dat wij de mogelijkheid kregen wat verder te kijken om meer te leveren dan strikt genomen was gevraagd.” Het resultaat van Zanders’ onderzoek was een praktisch rapport met daarin een groot aantal verbetervoorstellen, ook op het gebied van beleidsvoering. Zondag: “Je kunt wel heel nadrukkelijk naar de processen kijken, maar mogelijke besparingen zitten niet alleen daarin. Het gaat om de afstemming tussen beleidsvoering enerzijds en de procesvoering anderzijds. Echte procesverbeteringen vereisen toetsing aan en wellicht revisie van beleid; het geheel moet goed op elkaar blijven aansluiten. We hebben het Agentschap heel veel handvatten gegeven, keuzes om links- of rechtsaf te gaan en overwegingen waar ze de komende tijd mee vooruit kunnen. Dit behoorde strikt genomen wellicht niet allemaal tot onze opdracht.” Steef Akerboom: “Zanders heeft een goed beeld van de organisatie gegeven en een aantal verrassende voorstellen gedaan die ons helpen om onze procesvoering beter op de taakstelling af te stemmen. Inmiddels hebben we de eerste bijeenkomsten achter de rug waarin de bevindingen gepresenteerd zijn. Tijdens die sessie ontstond – voorzichtig gezegd – een pittige discussie waarbij de nodige kritische vragen gesteld zijn.” Senior Beleidsmedewerker Rutger Kramer is blij met de kritiek vanuit de organisatie. “Dat is alleen maar goed. Nieuwe dingen mogen best een beetje wrijving opleveren. De eerste aanbevelingen zijn reeds opgevolgd en geïmplementeerd.”
“Nieuwe dingen mogen best een beetje wrijving opleveren.”
De diepte in
Het tweede onderzoek dat Zanders bij het Agentschap van de Generale Thesaurie uitvoerde, had betrekking op het verbeteren van de efficiency en de kwaliteit van het kasramingsproces. Wat wij belangrijk vonden, was dat Zanders zich niet beperkt tot een (papieren) advies alleen, maar ook in de modder durft te gaan staan”, zegt Rutger Kramer die dit proces vanuit het Agentschap begeleidde. Zanders werd gevraagd dit proces grondig in kaart te brengen en aan te geven waar het beter zou kunnen. Waar het eerste onderzoek snel en organisatiebreed uitgevoerd werd, focuste het tweede onderzoek zich op een klein, duidelijk afgebakend proces. “We konden echt de diepte in”, vertelt consultant Koen Reijnders. “Onze consultant Bas Rebel speelde daarbij een belangrijke rol.”
“Naast adviezen over de procesvoering hebben we het Agentschap aanbevolen het kasbeheer beter te voorspellen en te optimaliseren”, zegt consultant Charles Zondag. “Daarmee kan het Agentschap heel concreet geld verdienen, bijvoorbeeld door rentebesparing.” Rutger Kramer: “We hebben Zanders nadrukkelijk gevraagd te kijken naar de opbrengsten van bepaalde ingrepen. Je kunt alleen kijken naar efficiency, maar aan het aantal euro’s dat een bepaalde verbetering oplevert, kun je ook veel afmeten.” Over de uitkomsten van het onderzoek zegt Kramer: “Ik verwachtte aanvankelijk eigenlijk dat er vooral op IT-gebied veel voordeel te behalen zou zijn voor ons, bijvoorbeeld door meer integratie van systemen. Dat viel tegen. De systemen van sommige banken zijn bijvoorbeeld helemaal niet toegerust op integratie. In een ideale wereld werkt het wel zo, in de praktijk niet.”
Prima invulling
De pragmatische aanpak van Zanders bood het Agentschap de mogelijkheid om in de breedte en de diepte te kijken waardoor het mogelijk was om kosten te besparen en zowel de efficiency als de kwaliteit te verbeteren. In beide onderzoeken was veel ruimte voor zowel Zanders’ specialistische kennis van treasury, als voor Zanders’ ervaring op het brede terrein van strategie en organisatie. Kramer en Akerboom zijn te spreken over de manier waarop Zanders opereert. Kramer: “Wat ik prettig vind, is dat Zanders kennis heeft van allerlei terreinen. Ze zijn heel pragmatisch en hechten aan kwaliteit. Bovendien vind ik ze creatief in het bedenken van oplossingen.” Akerboom vult aan: “Je hoeft de mensen van Zanders bovendien niets uit te leggen over schatkistbankieren. Die kennis hebben ze gewoon in huis.”
